El Planeamiento ejerce una influencia central en el proceso decisorio estratégico de las organizaciones: a la vez, los presupuestos constituyen el medio de acción que da forma en términos económicos a las decisiones contenidas en planes, programas y proyectos. Tanto el planeamiento como los presupuestos mantienen una vigencia formidable como ayuda para la gestión.
3) Los errores que pueden cometerse son:
ü La aptitud y conocimiento de los implementadores del sistema presupuestario.
ü Las condiciones particulares de la organización: estructura, tipo de dirección, involucramiento de las más altas jerarquías en el proceso, cultura, historia, capacitación y actitud de sus miembros, etc.
ü El empleo de la información del sistema presupuestario para la toma de decisiones y control de gestión, esto incluye el interés de los usuarios, la comprensión de los outputs del sistema y de su utilidad para los distintos niveles jerárquicos, etc.
ü El grado de participación e involucramiento de todos los miembros de la organización en el proceso de elaboración de los planes y presupuestos.
4) Existen tres categorías o clases de planeamiento:
Ø Satisfaciente
Es un modelo de planeamiento en el que se establecen objetivos y metas deseables, pero a la vez factibles, centrándose en medidas o indicadores de control, los que a su vez, son básicamente de tipo financiero (expresados en unidades monetarias). En general, no se construyen planes alternativos y se diseña un único curso de acción para las metas originalmente establecidas. No busca ni contribuye a la modificación de la organización. Esta modalidad resulta frecuente de encontrar en organizaciones grandes y con un management profesional capacitado.
Ø Optimizante
Busca hacer todo de la mejor manera posible, mejorando la relación resultado-insumos o outputs-input. En general, se utilizan modelos matemáticos y resulta útil para algunas áreas o funciones de la empresa, sobre todo las que poseen un alto contenido de tareas rutinarias u operativas.
Ø Adaptativo
Es el enfoque claramente innovador, que muestra que el valor está verdaderamente en el proceso, intentando proyectar una organización hacia la creación del futuro deseado, y consiste en el diseño de planes alternativos, para luego aplicar el que corresponda (un plan nunca está terminado y siempre debe ser modificado) según el contexto que vaya resultando de la interacción de la organización y el medio en que se desenvuelve.
5)
a. Se llama Planificación Interactiva a la que se orienta hacia la obtención de un control sobre el futuro. Este tipo de planificación consiste en diseñar un futuro deseable y seleccionar o crear formas de lograrlo hasta donde sea posible.
b. Principios de la Planificación Interactiva:
Principio Participativo:
El beneficio más importante de la planificación es de la participación en su elaboración. Al intervenir en este proceso, los participantes llegan a entender su organización y el medio y cómo su comportamiento puede mejorar el desempeño del conjunto.
Principio de Continuidad:
Debe trabajarse permanentemente sobre el mantenimiento o cambio de los supuestos más importantes. Si difieren significativamente el desempeño real y el esperado, deben identificarse las causas de los desvíos y tomar de inmediato las medidas correctivas para asegurar la efectividad del plan.
Principio Holístico (globalizador o totalizador):
Abarca el Principio de coordinación, que estipula que todas las partes de una organización al mismo nivel deben planificarse en forma simultánea e interdependiente; y el Principio de Integración , que postula que la planificación realizada en forma independiente en cualquier nivel de una organización no puede ser efectiva; todos los niveles deben planificarse en forma simultánea e interdependiente.
Fases de la Planificación Interactiva:
· Formulación de la problemática:
Se determinan los problemas y oportunidades que se le presentan a la organización.
· Planificación de fines:
Se determina lo que se quiere por medio de un rediseño idealizado del sistema que se planifica. Se extraen metas, objetivos e ideales.
· Planificación de medios:
Aquí se establece lo que debe hacerse para cubrir las brechas. Se deben seleccionar o crear acciones, prácticas, proyectos, programas y políticas apropiadas.
· Planificación de recursos:
Determinar los tipos de recursos y la cantidad que se necesita para los medios elegidos, cuándo y cómo se adquirirán o generarán.
· Puesta en práctica y control:
Implica determinar quién va a hacer qué, cuándo se hará y cómo asegurarse de que estas designaciones y programas se lleven a cabo como se espera y produzcan los efectos deseados en el desempeño.
Por lo general, estas cinco fases de la Planificación Interactiva se interrelacionan; pudiendo todas ocurrir en forma simultánea.
c. La relación entre Planeamiento y Presupuesto puede variar en las empresas desde una relación muy estrecha hasta una total independencia entre ellos.
El Planeamiento Estratégico apunta a brindar a la más alta autoridad de la empresa una definición básica de la proyección del negocio, incluyendo la formalización de las expectativas futuras y el cumplimiento de las metas que permitirán alcanzar los objetivos planeados.
El Presupuesto a largo plazo podría ser concebido como la expresión cuantificada del Planeamiento Estratégico, con un mayor nivel de detalle de los planes de acción, comprendiendo la asignación de fondos que permitirán alcanzar las estrategias previamente aprobadas. Éste Presupuesto suele cubrir un lapso de tres a cinco años, mientras que el Planeamiento Estratégico puede extenderse mucho más.
El Presupuesto se lo define como el plan de acción de la empresa, el que ha sido previamente aprobado por el máximo organismo de decisión y con un grado de detalle que abarca hasta el nivel de departamento o centro de costo, para lo cual se han asignado las respectivas responsabilidades en el cumplimiento de las metas a corto plazo. Su extensión abarca normalmente un año manteniendo una estrecha correlación con el Presupuesto a largo plazo pero con actualizaciones en períodos inferiores al año, ya sea en fechas predeterminadas o debido a modificaciones en el contexto económico del que participa la empresa.
Este contenido teórico es el soporte y acompaña a un modelo de presupuesto económico-financiero realizado.
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